Jak správně nastavit firemní car policy

  • 12. 09. 2017 | zdroj: Hospodářské noviny Příloha - Pro byznys
  • Zpráva

Pravidla pro užívání služebních aut, takzvaná car policy, jsou v mnoha firmách ožehavým tématem. Na jedné straně jsou firemní auta součástí motivace zaměstnanců, na druhé straně zdrojem vysokých nákladů. Jak tedy nastavit ten správný kompromis?

Dodržování car policy šetří firemní náklady


V každé společnosti vlastnící byť několik služebních vozidel by měla být firemní politika jejich užívání sepsána v uceleném dokumentu, takzvané car policy. Ten představuje vnitrofiremní závazný předpis pro všechny uživatele a obsahuje detailní popis pravidel pro přidělování služebních vozidel, jejich objednání, provoz, obměnu a vrácení. Stejně tak vymezuje práva a povinnosti uživatelů a zaměstnavatele, případně leasingové společnosti pronajímající vozový park. V neposlední řadě by měla car policy obsahovat pravidla pro soukromé užívání vozidla, řešit oblast absolvování zákonných školení a mělo by se myslet i na pravidla bezpečné a ekonomické jízdy.


Tento dokument by měl vždy odrážet potřeby dané společnosti pro jednotlivé skupiny uživatelů, její finanční možnosti a měl by sloužit též jako prvek motivace, zejména s ohledem na náš trh, kde je užívání služebního vozidla stále chápáno jako ceněný zaměstnanecký benefit. A zaměstnanec je často ochoten změnit své působiště kvůli lepšímu firemnímu vozu u jiného zaměstnavatele. Každá pracovní pozice, jíž přísluší služební vozidlo, ať už jako pracovní nástroj, či jako benefit, je zařazena v car policy do určité kategorie. V té je přesně definován seznam dostupných značek a modelů s možností minimálního vlastního nakonfigurování vozu ze strany uživatelů. O něco lákavější variantu představuje pro uživatele limit na pořizovací cenu vozu. Ten však může snadno vést k nákladové neefektivnosti, protože auta se stejnou pořizovací cenou mohou mít značně rozdílné celkové náklady na provoz. Nejvýhodnější je stanovit limity podle celkových nákladů na užívání vozidla. Klíčové je zvolit si jednu kombinaci referenčního nájezdu a doby užívání auta pro všechny kategorie, aby nebyli znevýhodněni řidiči s vyššími ročními nájezdy. Pro zvýšení motivace zaměstnanců se začíná i v Česku pomalu objevovat pro vhodné kategorie car policy takzvaný model „user chooser“, kdy je uživatel omezen rámcově limitem na pořizovací cenu a výší emisí CO2, ale jinak si může zvolit značku, model, motorizaci a výbavu vozu podle svých představ, samozřejmě do příslušného limitu na celkové náklady na užívání vozu.


Čím jasnější a detailnější jsou pravidla firemní politiky užívání služebních vozidel, tím snadněji a efektivněji se celý vozový park řídí. Porozumění těmto pravidlům a jejich dodržování jednotlivými řidiči šetří významně firemní náklady.


» Čím jasnější a detailnější je car policy, tím snadněji a efektivněji se celý vozový park řídí. «


Tomáš Kadeřábek


account team leader společnosti Arval CZ


Klademe velký důraz na bezpečnost řidičů


Pro velkou společnost typu ABB je důležité jednak motivovat vlastní zaměstnance a mít zajímavou nabídku vzhledem ke konkurenci, zároveň ale nastavit jasnou strukturu a pravidla. V případě pravidel pro užívání služebních aut je nutné brát ohled na různé faktory a stanovit si kategorie, podle kterých je možné se při přidělování vozů řídit. Obvyklými kategoriemi jsou například obchod, střední management, vyšší management, top management, servis nebo pool (sdílená/referentská vozidla).


Pravidla týkající se služebních aut je nutné definovat velmi pečlivě a srozumitelně a co nejpřesněji. Jde například o režimy a rozsah užívání vozidel, daňové a další dopady používání vozidel i pro soukromé účely, vizuální styl vozidel, pořizování, přidělování a převody vozidel, vracení vozidel v případě operativního leasingu, jejich provoz, parkování, řešení pokut, poplatků za užívání placených komunikací, údržbu a opravy vozidel či jejich pojištění. Car policy by ale měla definovat i případy použití náhradního vozidla nebo řešení dopravních nehod a s tím spojených škod vzniklých na vozidlech, případně odpovědnost řidičů za způsobenou škodu, evidenci jízd, GPS monitoring, placení soukromých kilometrů, povinnosti zaměstnanců, povinnosti organizace a podobně. Ve větší organizaci s rozsáhlým vozovým parkem je potřeba jasně nastavit schvalovací procesy, procesy nákupu vozidel, výběr značek, dodavatelů, procesy řízení, ověřování, vystavování smluv a dohod o poskytnutí služebního silničního motorového vozidla zaměstnanci k používání pro služební i soukromé účely.


Největší důraz klademe na bezpečnost našich zaměstnanců, proto zvyšujeme investice do více vybavených vozidel se zaměřením právě na bezpečnost uživatelů. Ta je pro společnost ABB hlavní prioritou. Jako společnost zabývající se převážně elektřinou, elektrotechnikou a dalšími přidruženými obory se zabýváme analýzami a průzkumem problematiky vozidel s čistě elektrickým pohonem, které bychom chtěli v budoucnu zařadit jako možnost volby pro uživatele vozového parku ABB.


» Zvyšujeme investice do více vybavených vozidel se zaměřením na bezpečnost uživatelů. «


Josef Kopinec


country fleet manager společnosti ABB ČR Podíl benzinových a CNG vozidel v naší flotile se bude zvyšovat.


Standard pro využívání služebních vozidel, takzvaná car policy, řešíme řídicí normou, která je závazná pro všechny zaměstnance Metrostavu včetně všech dceřiných společností. Normu operativně aktualizujeme podle změn v modelových řadách a motorizacích dodavatelů vozidel.


Norma jednoznačně stanovuje modely, motorizace a úroveň výbavy platné pro jednotlivé kategorie zaměstnanců.


Kategorií máme celkem šest, od nejnižší referentské až po topmanažery.


Už od roku 2002 používáme jako standard modely automobilky Škoda. Pouze čtyři nejvyšší manažeři používají limuzíny a zhruba 20 ředitelů má k dispozici SUV vyšší střední třídy jiné značky. Zbytek zaměstnanců používá škodovky, od Fabie až po Superby. Jde v současné době převážně o naftové verze.


Při správě flotily klademe důraz na šetrnost k životnímu prostředí. Limuzíny našich nejvyšších ředitelů a SUV Lexus používají k životnímu prostředí šetrnější hybridní pohon a testovali jsme pro budoucí využití i elektromobil Tesla Model S.


Pro běžné zaměstnance zatím vychází celkové náklady na užívání u vozů s alternativním pohonem příliš draho. Kvůli aféře Dieselgate a vzrůstajícím cenám moderních naftových motorů ale začínáme více využívat auta s menšími benzinovými a CNG motory. Vzhledem k emisním normám a rychlému vývoji těchto méně znečišťujících motorů očekáváme, že se jejich podíl bude v naší flotile výrazně zvyšovat. Důvodem budou mimo snahy o zlepšování životního prostředí i nižší pořizovací ceny, tudíž nižší měsíční splátky leasingu. Celková rentabilita benzinových vozidel je už v mnoha případech lepší než u naftových vozů.


Nejšetrnější k životnímu prostředí je ale auto vůbec nepoužít, a proto se snažíme podporovat cyklistiku a dojíždění do práce na kole. V podzemních garážích máme stojany na kola a na každém patře je pro zaměstnance přístupná sprcha. Používání kol má ovšem své limity, a tak výrazné zmenšení naší flotily v dohledné době neočekávám. Budeme se však i nadále snažit, aby naše auta byla ke svému okolí co nejšetrnější.


» Pro běžné zaměstnance zatím vychází celkové náklady na užívání u vozů s alternativním pohonem příliš draho. «


Jaroslav Zahradník


vedoucí útvaru dopravy společnosti Metrostav